Tim IT PDAM Bandarmasih Bikin Aplikasi Gangguan Air Minum, Berikut Cara Kerjanya

HABARPDAM.COM, BANJARMASIN – Tim IT PDAM Bandarmasih membuat aplikasi GAM atau Gangguan Air Minum untuk memudahkan pekerjaan di lapangan.

Inisiatif pembuatan aplikasi GAM untuk pekerja lapangan ini didasari dengan kesulitan Customer Service dalam menjawab pertanyaan dari pelanggan ketika saat mereka menanyakan perkembangan penindakan aduan.

Aplikasi ini dibuat dengan fitur-fitur yang memang khusus untuk mengefektifkan dan mengefisienkan proses yang ada, di aplikasi akan tertera dengan lengkap dan jelas kapan aduan masuk, kapan SPK keluar, siapa nama petugas yang mengerjakan, foto-foto bukti pekerjaan yang disertai dengan waktu real-timenya.

Manager IT, M Arqom SE, M.Kom menjelaskan cara kerja aplikasi GAM, misalnya ketika aduan masuk di sore hari, petugas menginput data, maka setelah itu SPK (Surat Perintah Kerja) akan langsung keluar, kecuali ketika ada antrian maka bisa saja SPK baru bisa keluar keesokan harinya. Setelah SPK keluar, data siapa petugasnya juga akan langsung terlihat di sistem, berbeda dengan dahulu yang cukup sulit untuk mengetahui persis siapa orang yang menangani.

Pengerjaannya masih tetap sama hanya sistemnya saja yang berbeda, yang dulu manual kini secara efektif bisa dikerjakan di aplikasi GAM saja.

Aplikasi GAM untuk pekerja lapangan ini sendiri dibuat untuk memudahkan pekerjanya, SPK keluar melalui android memudahkan proses serta meminimalisir terjadinya kerusakan atau bahkan kehilangan, dalam aplikasi ini juga pekerja di lapangan wajib memasukkan foto kondisi pekerjaan sebelum dikerjakan, sedang dikerjakan dan sesudah dikerjakan. Sehingga pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien daripada sebelumnya yang masih serba manual.

Arqom menyebutkan sebelum ada aplikasi GAM untuk petugas lapangan, setelah ada aduan yang masuk ke customer service, maka akan diteruskan ke GAM dan dibuatkan SPK yang diolah secara manual, kemudian akan didistribusikan lagi oleh pengawas dari PDAM Bandarmasih untuk membagi berdasarkan pekerjaannya.

Ketika tukang turun ke lapangan, setelah selesai mereka akan mengisi formulir atau surat dengan hasil pekerjaan. Namun dalam hal ini cukup banyak ditemui kendala, misalnya saat petugas mencetak dan di bawa ke lapangan berpotensi tertinggal, tercecer, atau bahkan rusak.

“Jadi pas ada pelanggan yang bertanya kami cukup kesusahan untuk menjawab, sampai mana pekerjaannya, siapa petugasnya, sehingga kami juga hanya bisa meminta pelanggan untuk menunggu,” jelasnya.

Berdasarkan hal itu lah, mereka mencoba berbagai solusi atau pendekatan agar bisa memberikan kabar terkait perkembangan pengerjaan perbaikan.

Dengan metode pendistribusian SPK dengan android, maka secara otomatis mulai dari proses pengiriman, pencetakan, realisasi serta pengawasan seluruhnya terpantau. Mulai dari waktu, petugas hingga pekerjaannya.

“Nah itu memudahkan petugas memberikan feedback ke pelanggan, sehingga mereka tidak merasa diabaikan,” ujarnya.

Menurut Arqom dengan aplikasi ini, mereka memfokuskan apapun dalam prosedur pengaduan bisa termonitor.

Ketika SPK masih dilakukan secara manual, hasil pekerjaan lapangan memang tidak diketahui dengan pasti selesai diperbaiki ataupun yang lain, bahkan bisa juga ternyata laporan tidak sesuai dengan kenyataan. Misalnya ada kebocoran, berdasarkan laporan diduga kebocoran pada pipa, namun di lapangan petugas menemukan ternyata stop kerannya yang rusak. SPK manual, menurut Manager IT ini menyulitkan untuk mengetahui kebenaran di lapangan.

“Kalau dengan aplikasi GAM, ada foto sebelum dikerjakan, ketika dikerjakan, dan sesudah dikerjakan otomatis diketahui, hal ini berdampak juga menambah tingkat kepercayaan pelanggan, kalau ada fotonya bisa kami lampirkan sebagai bukti,” jelasnya.

Sistem manual yang dahulu menyullitkan karena tidak bisa dipantau secara langsung, bahkan Arqom menjelaskan komplain yang masuk sulit untuk ditindaki, kalaupun ada yang meminta perkembangan lanjutan penindakan aduan mereka kesulitan menelusuri siapa petugas lapangannya.

“Aplikasi ini juga mengurangi potensi kecurangan petugas, misalnya dulu ada kebocoran ptugasnya minta aksesoris stop keran ke kantor, padahal kenyataan di lapangan stop kerannya masih bagus aja. Sekarang ada fotonya, bisa ketauan kerusakannya di mana, bisa kita cek kebenarannya,” terangnya.

Manfaat lain yang di dapat dari aplikasi ini ialah meningkatkan tingkat kepercayaan pelanggan ke PDAM Bandarmasih, dan juga tingkat kepercayaan perusahaan ke petugas lapangan. Hal ini berdampak pada efisiensi pekerjaan juga.

“Intinya dari sisi IT bagaimana kita bisa mensupport sistem kerja bagian yang lain-lain di PDAM Bandarmasih,” ujarnya.

Aplikasi GAM yang baru dipakai sejak pertengahan 2020 ini dikerjakan sendiri oleh Tim IT PDAM Bandarmasih, digunakan oleh petugas dan pengawas.

Arqom menyebutkan saat ini tim IT juga memilik wacana pengembangan aplikasi ini, kedepannya informasi yang ada di aplikasi tidak hanya diketahui oleh petugas saja tetapi bisa diketahui pelanggan juga. Jadi nanti di aplikasi itu pelanggan tidak perlu report menunggu CS lagi, bisa langsung mencek sendiri di aplikasi proses pengerjaannya

“Jadi kita siapkan dulu, datanya, prosesnya dan lain-lain, supaya nanti pelanggan mau cek bisa langsung di aplikasi itu, semua keterangan proses pengerjaan aduannya bahkan ada gambarnya juga. Nanti direalisasikan di 2022,” Jelas Asisten Manager IT Afif yang kala itu turut mendampingi.(ltf)